torstai 27. lokakuuta 2016

Muutama ajatus viestinnästä ja yhteisvastuusta organisaatioimagon luomisessa


Järjestimme Koulun viestintä kuntoon! valmennusiltapäivän verkoston rehtoreille, esimiehille ja viestinnästä vastaaville Verkatehtaalla 12.10.2016. Iltapäivässä saimme paljon konkreettisia vinkkejä viestintään kouluttaja, tietokirjailija Katleena Kortesuolta sekä asiakkuus- ja viestintäjohtaja Tuula Wäyryseltä. Pohdittiin miten viestiä ja mitä viestiä. Tärkeitä näkökulmia molemmat. 
Katleena Kortesuo

Tuula Wäyrynen
Itselläni keskeiseksi ajatukseksi jäi mieleen, että organisaatiossa ei voi nykypäivänä tuudittautua siihen ajatukseen, että markkinointi- tai viestintäosasto vastaa viestinnästä. Edustamme kaikki oppilaitosta/koulua ja työnantajaa viestiessämme eri kanavissa; puheviestinnässä, kirjoitetussa viestinnässä, somessa, yksityiselämässämme. Tämä korostuu nykypäivänä, kun tieto, huhut, kuulopuheet jne. leviävät nopeasti ja laajalle. Myös vanhemmat, yhteistyökumppanit ja työelämä viestivät organisaation imagoa. Näiden viestien olisi hyvä olla suhteellisen yhdenmukaisia. Vaikka ns. virallisesti kuinka viestisimme positiivista viestiä organisaatiosta, jos puskaradiossa liikkuu vastakkaista kuvaa tai viestiä, vesittyy julkisesti luotu viesti hyvin nopeasti.
Emme voi enää viestiä samalla tavalla kuin olemme oppineet. Meidän on ymmärrettävä muutos tietoyhteiskunnasta mediayhteiskuntaan. Viestimme ja vaikutamme enenevissä määrin mielikuvilla ja tunteilla. Tekstin tilalle on tullut kuva ja video. Faktan tilalle tunne, kokemus, mielipide, näkemys. Mediayhteiskunnassa faktaviihde puree. Voimme viestiä faktatietoa, mutta jos haluamme viestimme perille, tieto on puettava erilaiseen, viihteelliseen muotoon. Kortesuo korostikin, että usein se miten ihminen sanoo, on oikeastaan tärkeämpää kuin se mitä hän sanoo. Viestintä tapahtuu alhaalta ylös, joten vastaamme kaikki viestinnästä ja imagon luomisesta.
Tärkeää on toki huomata, missä tilanteissa voimme työnantajan edustajina ottaa kantaa, sanoa kommentin ja milloin on syytä varmistaa, kenen vastuulla virallisen viestin antaminen on esimerkiksi kriisiviestinnän tilanteissa. Ja yleisesti on syytä kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen, millaisia päivityksiä ja postauksia voimme esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa julkaista. Edustamme työnantajaamme, opettajuutta tms. työrooliamme myös yleisesti, riippumatta siitä olemmeko työajalla vai vapaa-ajalla. Emme oikeastaan voi erottaa itsestämme kahta puolta, vaikka haluaisimmekin.
Yleisesti hyvän viestinnän perustana on ensisijaisesti ajatella, kuka on viestin vastaanottaja. Usein pyrimme tekstillä/viestillä vakuuttamaan sen, joka on takanamme eli ”toimeksiantajan”, vaikka meidän pitäisi vakuuttaa se joka on edessämme, eli se joka viestimme ottaa vastaan. Tästä syystä esim. monet hallinnolliset asiakirjat ja tekstit ovat hankalia, huonoja ja tyhjää sanahelinää. Oleellista on siis pitää mielessä tekstin lukija enemmän kuin se mitä oikeastaan haluamme viestiä.

Hyvinä vinkkeinä esimerkiksi sähköpostiviestintään on muutama kysymys: Mieti kenelle kirjoitat, mikä on viestin keskeinen sanoma, miten otsikoit ja onko otsikon alla yksi vai useampi viesti. Pidä viesti lyhyenä ja ytimekkäänä. Viestimme kilpailevat vastaanottajien ajasta ja motivaatiosta. On siis kannattavaa miettiä, miten viestin rakennat.



Lisäksi kannattaa valita sopivat kanavat. Näitä voi miettiä myös organisaatiotason viestinnässä. Monikanavaisuus on hyvästä, mutta kaikkiin kanaviin ei tarvitse lähteä.

 

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti