Järjestimme Koulun viestintä kuntoon! valmennusiltapäivän
verkoston rehtoreille, esimiehille ja viestinnästä vastaaville Verkatehtaalla
12.10.2016. Iltapäivässä saimme paljon konkreettisia vinkkejä viestintään
kouluttaja, tietokirjailija Katleena Kortesuolta sekä asiakkuus- ja viestintäjohtaja
Tuula Wäyryseltä. Pohdittiin miten viestiä ja mitä viestiä. Tärkeitä näkökulmia
molemmat.
Itselläni keskeiseksi ajatukseksi jäi mieleen, että
organisaatiossa ei voi nykypäivänä tuudittautua siihen ajatukseen, että
markkinointi- tai viestintäosasto vastaa viestinnästä. Edustamme kaikki
oppilaitosta/koulua ja työnantajaa viestiessämme eri kanavissa;
puheviestinnässä, kirjoitetussa viestinnässä, somessa, yksityiselämässämme. Tämä
korostuu nykypäivänä, kun tieto, huhut, kuulopuheet jne. leviävät nopeasti ja
laajalle. Myös vanhemmat, yhteistyökumppanit ja työelämä viestivät
organisaation imagoa. Näiden viestien olisi hyvä olla suhteellisen yhdenmukaisia.
Vaikka ns. virallisesti kuinka viestisimme positiivista viestiä
organisaatiosta, jos puskaradiossa liikkuu vastakkaista kuvaa tai viestiä,
vesittyy julkisesti luotu viesti hyvin nopeasti.
Emme voi enää viestiä samalla tavalla kuin olemme oppineet.
Meidän on ymmärrettävä muutos tietoyhteiskunnasta mediayhteiskuntaan. Viestimme
ja vaikutamme enenevissä määrin mielikuvilla ja tunteilla. Tekstin tilalle on
tullut kuva ja video. Faktan tilalle tunne, kokemus, mielipide, näkemys. Mediayhteiskunnassa
faktaviihde puree. Voimme viestiä faktatietoa, mutta jos haluamme viestimme
perille, tieto on puettava erilaiseen, viihteelliseen muotoon. Kortesuo korostikin, että usein se miten ihminen
sanoo, on oikeastaan tärkeämpää kuin se mitä hän sanoo.
Viestintä tapahtuu alhaalta ylös, joten vastaamme kaikki viestinnästä ja imagon
luomisesta.
Tärkeää on toki huomata, missä tilanteissa voimme työnantajan edustajina ottaa
kantaa, sanoa kommentin ja milloin on syytä varmistaa, kenen vastuulla virallisen
viestin antaminen on esimerkiksi kriisiviestinnän tilanteissa. Ja yleisesti on
syytä kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen, millaisia päivityksiä ja
postauksia voimme esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa julkaista. Edustamme
työnantajaamme, opettajuutta tms. työrooliamme myös yleisesti, riippumatta siitä olemmeko
työajalla vai vapaa-ajalla. Emme oikeastaan voi erottaa itsestämme kahta
puolta, vaikka haluaisimmekin.
Yleisesti hyvän viestinnän perustana on ensisijaisesti
ajatella, kuka on viestin vastaanottaja. Usein pyrimme tekstillä/viestillä
vakuuttamaan sen, joka on takanamme eli ”toimeksiantajan”, vaikka meidän
pitäisi vakuuttaa se joka on edessämme, eli se joka viestimme ottaa vastaan.
Tästä syystä esim. monet hallinnolliset asiakirjat ja tekstit ovat hankalia,
huonoja ja tyhjää sanahelinää. Oleellista on siis pitää mielessä tekstin lukija
enemmän kuin se mitä oikeastaan haluamme viestiä.
Hyvinä vinkkeinä esimerkiksi sähköpostiviestintään on
muutama kysymys: Mieti kenelle kirjoitat, mikä on viestin keskeinen sanoma,
miten otsikoit ja onko otsikon alla yksi vai useampi viesti. Pidä viesti
lyhyenä ja ytimekkäänä. Viestimme kilpailevat vastaanottajien ajasta ja
motivaatiosta. On siis kannattavaa miettiä, miten viestin rakennat.
Lisäksi kannattaa valita sopivat kanavat. Näitä voi miettiä
myös organisaatiotason viestinnässä. Monikanavaisuus on hyvästä, mutta kaikkiin
kanaviin ei tarvitse lähteä.